Premier épisode du « Carnet de Thomas », la série qui suit un formateur indépendant dans ses missions réelles, un jeudi sur deux.
Être formateur indépendant en sous-traitance, c'est animer une formation pour le compte d'un organisme de formation, qui reste le seul interlocuteur du client et des stagiaires. Le formateur facture l'organisme, pas le client final. L'organisme garde la responsabilité de la formation, mais le formateur sous-traitant doit lui aussi déclarer son activité de prestataire de formation et respecter les mêmes exigences de qualité.
Thomas a quarante-deux ans. Après quinze ans à encadrer des équipes dans la logistique, il a créé sa micro-entreprise au printemps dernier pour former des managers de proximité. Un mardi soir, un mail est arrivé : un organisme de formation, recommandé par Sarah, consultante RH indépendante avec qui il échange souvent, lui proposait quatre jours de formation « Manager pour la première fois » chez l'un de ses clients, en deux sessions de deux jours en novembre. Et une question glissée en fin de message : « Pouvez-vous nous transmettre votre numéro de déclaration d'activité ? »
Thomas n'en avait pas. Voici ce qu'il a vérifié, dans l'ordre, avant de dire oui.
Sous-traitant d'un organisme de formation : qui fait quoi ?
En sous-traitance, l'organisme de formation signe avec le client et confie tout ou partie de l'animation à un autre prestataire de formation. Il garde la responsabilité contractuelle de la formation dispensée par son sous-traitant. Le formateur, lui, n'a de lien contractuel qu'avec l'organisme.
Concrètement, Thomas ne signera rien avec l'entreprise cliente, ne lui enverra pas de facture et ne gérera ni les convocations ni les attestations destinées aux stagiaires : tout cela reste à la charge de l'organisme. C'est la différence avec une mission en direct, et c'est aussi ce qui distingue la sous-traitance d'autres montages entre indépendants. Si le mécanisme général vous est peu familier, l'épisode du blog consacré à la sous-traitance entre indépendants, le cadre le plus courant pose les bases, quel que soit le métier.
Un formateur sous-traitant doit-il avoir un numéro de déclaration d'activité ?
Oui. Selon le guide destiné aux organismes de formation publié par les services régionaux du ministère du Travail, le sous-traitant a l'obligation de demander un numéro de déclaration d'activité, souvent appelé NDA. La déclaration est due dès la conclusion du premier contrat ou de la première convention de formation, et doit être déposée au plus tard dans les trois mois qui suivent.
Thomas l'ignorait. Comme beaucoup de formateurs qui débutent, il pensait que le numéro était réservé aux organismes qui vendent directement leurs formations. Il a donc préparé sa demande en ligne avec, comme pièce justificative, le contrat de sous-traitance qu'il s'apprêtait à signer : c'est précisément ce premier contrat qui déclenche l'obligation.
Faut-il être certifié Qualiopi pour sous-traiter une formation ?
Pas systématiquement. La certification qualité est exigée des organismes dont les actions sont financées par des fonds publics ou mutualisés. Le sous-traitant reste soumis aux mêmes règles de qualité, mais la question de sa propre certification se pose surtout lorsque la formation est financée par le compte personnel de formation.
Le cas général
Dans la mission proposée à Thomas, c'est l'entreprise cliente qui finance la formation de ses managers. L'organisme est certifié et porte cette certification. En pratique, il a demandé à Thomas son CV, le déroulé de ses deux journées et son accord pour utiliser les questionnaires d'évaluation de l'organisme : c'est ainsi qu'il démontre que ses sous-traitants respectent ses propres exigences de qualité. Les attentes varient d'un donneur d'ordre à l'autre : mieux vaut les demander.
Le cas du compte personnel de formation
Pour les formations financées par le compte personnel de formation, les règles sont plus strictes depuis un décret du 28 décembre 2023. Selon la plateforme Mon Compte Formation, le sous-traitant doit notamment disposer d'un numéro de déclaration d'activité, être certifié Qualiopi et ne pas sous-traiter lui-même. Les micro-entrepreneurs dont le chiffre d'affaires reste sous un seuil fixé par les textes peuvent être dispensés de la certification. L'organisme donneur d'ordre doit le vérifier avant de signer. Thomas n'est pas concerné cette fois-ci.
Que doit contenir le contrat de sous-traitance ? ✅
Le contrat doit être écrit, daté et signé, chaque partie en conservant un exemplaire. Il précise au minimum les actions de formation confiées, les prestations annexes, les modalités de suivi et d'évaluation, la durée, les dates et le montant.
L'organisme a envoyé à Thomas un modèle de contrat d'une page. Il l'a relu avec Sarah et a demandé trois ajouts. D'abord, la liste précise des prestations : qui fournit les supports, qui réserve la salle, qui prend en charge les déplacements. Ensuite, une clause sur l'annulation tardive d'une session, pour ne pas bloquer quatre jours sans contrepartie. Enfin, une mention claire de la propriété de ses propres exercices de mise en situation, qu'il compte réutiliser ailleurs.
Rester réellement indépendant
Le même guide du ministère du Travail met en garde contre la « fausse sous-traitance », qui peut être qualifiée de travail dissimulé. Le risque apparaît quand le formateur travaille en réalité comme un salarié : consignes sur la manière d'animer, intégration dans une équipe, un seul donneur d'ordre. Thomas a veillé à garder la main sur sa pédagogie dans le cadre du programme, et il continue de travailler pour d'autres clients en direct.
Comment facturer un organisme de formation quand on est sous-traitant ?
Le formateur facture l'organisme de formation, son seul client dans cette relation. Sa facture reprend les mentions obligatoires habituelles et, pour un micro-entrepreneur en franchise en base de TVA, la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
Thomas a établi sa facture à l'ordre de l'organisme, avec son nom suivi de la mention « EI », son numéro SIREN, le détail des quatre journées et ses conditions de paiement. Entre professionnels, le délai est en principe de trente jours après l'exécution de la prestation ; les parties peuvent convenir d'un délai plus long, dans la limite de soixante jours à compter de la date d'émission de la facture ou de quarante-cinq jours fin de mois. La facture doit mentionner les pénalités de retard, qui ne peuvent être inférieures à trois fois le taux d'intérêt légal, ainsi que l'indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement. Thomas a obtenu trente jours, et il l'a fait écrire dans le contrat.
Reste la question de la TVA propre à la formation professionnelle, qui mérite à elle seule un épisode entier : Thomas y reviendra dans le carnet.
Et la facture électronique, dans tout ça ?
L'organisme de formation est une entreprise : depuis le 1er septembre 2026, il doit être en capacité de recevoir des factures électroniques. Thomas, comme toutes les micro-entreprises, devra émettre ses factures à ses clients professionnels au format électronique au plus tard le 1er septembre 2027.
Pour l'instant, Thomas envoie encore un PDF, ce qui reste admis pour une micro-entreprise jusqu'à cette échéance. Inès, développeuse freelance avec qui il partage un espace de coworking, lui a conseillé de ne pas attendre : ses clients étant presque tous des entreprises, la quasi-totalité de ses factures seront concernées. Pour bien situer les échéances, Thomas a relu l'article sur le calendrier de la facture électronique pour une micro-entreprise, premier épisode de notre série « Compte à rebours 2027 ».
C'est aussi à ce moment qu'il a regroupé sa facturation dans Moze Connect. Chaque facture émise alimente son livre des recettes, ce qui facilite la préparation de ses déclarations Urssaf, et des alertes le préviennent à l'approche des seuils de TVA. Côté conformité, MozeConnect est raccordé à Super PDP, Plateforme Agréée immatriculée par la DGFiP. Quant à l'idée qui lui trotte déjà dans la tête, animer un jour une session avec Sarah pour un client commun, la facturation collaborative de Moze Connect est pensée pour ce cas : un devis commun émis par le chef de file et une facture propre à chaque coéquipier.
Ce que Thomas retient de sa première sous-traitance
Avant de signer, Thomas a vérifié quatre points : la demande de numéro de déclaration d'activité, la situation au regard de Qualiopi selon le financement, un contrat écrit qui préserve son indépendance, et une facture adressée à l'organisme avec des conditions de paiement claires. Chacun se traite avant la première session, pas après.
La sous-traitance n'est qu'une des façons de travailler à plusieurs. Pour comparer avec les autres, l'article sur les six façons de travailler à plusieurs en freelance offre une bonne vue d'ensemble.
Questions fréquentes
Un formateur sous-traitant doit-il avoir un NDA ?
Oui. Selon le guide destiné aux organismes de formation publié par les services du ministère du Travail, le formateur sous-traitant a l'obligation de demander un numéro de déclaration d'activité. La déclaration est due à partir du premier contrat ou de la première convention de formation et doit être déposée au plus tard dans les trois mois qui suivent sa conclusion. Le contrat de sous-traitance sert alors de pièce justificative.
Qualiopi est-elle obligatoire pour un formateur sous-traitant ?
Pas dans tous les cas. Le sous-traitant doit respecter les exigences de qualité de l'organisme donneur d'ordre, qui porte en général la certification. Pour les formations financées par le compte personnel de formation, les règles sont plus strictes : le sous-traitant doit notamment être certifié, avec une dispense possible pour les micro-entrepreneurs sous un certain seuil de chiffre d'affaires. Il vaut mieux vérifier auprès de l'organisme selon le financement.
À qui le formateur sous-traitant envoie-t-il sa facture ?
À l'organisme de formation, et à lui seul. Le formateur sous-traitant n'a aucun lien contractuel avec l'entreprise cliente ni avec les stagiaires : c'est l'organisme qui facture le client final et reste responsable de la formation. La facture du formateur reprend les mentions obligatoires, la mention d'exonération de TVA s'il est en franchise en base, ainsi que les délais de paiement et les pénalités de retard.
Quel délai de paiement accepter d'un organisme de formation ?
Entre professionnels, le délai de paiement est en principe de trente jours après l'exécution de la prestation. Les parties peuvent convenir d'un délai plus long, sans dépasser soixante jours à compter de la date d'émission de la facture ou quarante-cinq jours fin de mois. Le délai retenu devrait figurer dans le contrat de sous-traitance et sur la facture, avec les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 euros.
Dans le prochain épisode du carnet, Thomas co-anime pour la première fois une formation avec Sarah, et une question va se poser très vite entre eux.